تم إيقاف الخدمات المقدمة لمنشأتك بالكامل! تأخيرك في رفع ملف حماية الاجور الخاص بمنشأتك لمدة شهرين يُعرضها لإيقاف الكامل، ولذا لابد القيام بهذه العملية بشكل منتظم لتجنب الوقوع في أي مخالفات، حيث أن حماية الأجور ليست مجرد إجراء روتيني، بل هي ركيزة أساسية لضمان استقرار منشأتك وسلامة العلاقات بينك وبين موظفيك، اليك كل ما يخص خطوات رفع ملف حماية الاجور لأي منشأة بالسعودية .
هو عبارة عن ملف إلكتروني يتم إعداده من قبل المنشآت ضمن برنامج حماية الأجور. يحتوي هذا الملف على التفاصيل الشاملة التي تتعلق بعمليات دفع الأجور لجميع العمال بالمنشأة. يتم رفع هذا الملف من خلال منصة وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية من أجل ضمان تطابق بيانات الأجور المسجلة مع الأجور الفعلية المدفوعة.
لملف حماية الأجور أهمية كبيرة تتمثل في:
١_ضمان حقوق العمال والتأكد من حصولهم على رواتبهم كاملة في وقتها المحدد.
٢_شفافية التعاملات المالية وتقليل النزاعات بين أصحاب العمل والعمال بخصوص الرواتب.
٣_تعزيز الثقة بين العمال وصاحب العمل وتحسين بيئة العمل.
٤_الامتثال للقوانين والتوافق معها.
٥_تعزيز الاقتصاد من خلال تنظيم عملية تدفق الأموال بطرق شفافة وعادلة.
لإعداد ملف حماية الأجور ورفعه على النظام لابد من تضمين بعض البيانات التالية وفق المتطلبات المحددة من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية:
١_اسم المنشأة.
٢_رقم الاشتراك في التأمينات الاجتماعية.
٣_رقم الهوية الوطنية أو الإقامة للموظفين.
٤_اسم العاملين بالكامل.
٥_رقم الهوية الوطنية أو الإقامة الخاصة بكل عامل.
٦_قيمة الراتب الأساسي بالكامل.
٧_قيمة البدلات أو المكآفات المضافة.
٨_قيمة الخصومات إن وجدت.
٩_إجمالي الراتب بعد الخصومات.
١٠_معاد صرف الأجور.
١١_تحديد طريقة الدفع التي من خلالها يتم صرف الأجور.
من أجل رفع ملف حماية الاجور بطريقة صحيحة لابد من اتباع بعض الخطوات الأساسية وهي:
١_ قيام صاحب المنشأة بإنشاء حساب على منصة مدد.
٢_قم باختيار المنشأة الخاصة بك من قائمة المنشآت المسجلة وذلك عن طريق البحث باستخدام رقم الإقامة أو الهوية.
٣_قم بالانتقال إلى صفحة رفع ملف حماية الاجور الموجودة في الشريط الجانبي للمنصة.
٤_قم باختيار نوع الشهر والملف المطلوب رفعه.
٥_قم بتحديد الملف المطلوب رفعه من خلال زر "اختيار الملف" مع مراعاة أن يكون بصيغة مناسبة عادة ما تكون Excel أو CSV .
٦_تأكد من صحة البيانات المدخلة ومن ثم اضغط على "رفع" من أجل معالجة الملف.
٧_يمكنك مراجعة حالة التوافق.
عملية معالجة ملف حماية الأجور تمر بمرحلتين وهما:
المرحلة الأولى: مراجعة صيغة الملف والبيانات
في هذه المرحلة يتم التحقق من صيغة الملف وصحة البيانات المدخلة والتأكد من دقة البيانات.
المرحلة الثانية: مراجعة تطابق البيانات
حيث أنه يتم التأكد من تطابق بيانات الملف مع أنظمة حماية الاجور وتجنب الوقوع في أي مخالفة.
للتأكد من قبول رفع ملف حماية الاجور لابد من اتباع بعض الخطوات الأساسية وهي:
١_التأكد من قيامك برفع ملف حماية الاجور بشكل صحيح.
٢_مراجعة البيانات والقيام بتعديل أي ملاحظة أو خطأ ظهر أثناء عملية المعالجة.
٣_التحقق من حالة الالتزام وذلك من خلال قسم "معلومات الالتزام" الموجود بمنصة مدد، حيث يخبرك بنسبة التزام المنشأة ببرنامج الحماية، وأيضا في حالة وجود أي خطأ يتم إشعارك بذلك للإسراع بتصحيح هذا الخطأ.
٤_الاستعانة ببعض الأدوات المتاحة على موقع التأمينات الاجتماعية والتي تساعدك على التحقق من مدى قبول هذا الملف.
هناك بعض المشكلات التي قد تواجهك أثناء عملية الرفع ومن أبرزها:
١_ قد يتم رفض الملف بسبب احتوائه على أخطاء في التنسيق.
٢_احتواء الملف على بيانات غير دقيقة ووجود أخطاء.
٣_بعض المشاكل التقنية بالمنصة.
رفع ملف الحماية بشكل صحيح يُنصح بالاستعانة بشركة متخصصة كإتمام للقيام بذلك، حيث تساعدك على رفع ملف حماية الاجور الخاص بك، والقيام بتدقيق البيانات وتطابقها مع البيانات المسجلة لدى التأمينات الاجتماعية، وأيضا القيام بمعالجة الملف وتصحيح أي خطأ به، لذا من المهم الاستعانة بشركة متخصصة ومتميزة مثل" إتمام" لرفع ملف الحماية بطريقة صحيحة وتجنب الوقوع في أي خطأ أو مخالفة.
تختلف العقوبات الموقعة على صاحب العمل باختلاف نوع المخالفة التي تم ارتكابها كالتالي:
١_يتم فرض عقوبة مالية في حالة التأخير عن دفع أجور العمال في مواعيدهم المحددة قد تصل إلى 10000ريال سعودي عن كل شهر تأخير.
٢_يتم إيقاف الخدمات في حالة تأخر رفع ملف الالتزام لمدة شهرين.
٣_يتم وقف جميع الخدمات بالكامل في حالة عدم الالتزام لمدة ثلاثة أشهر متتالية، ويسمح للعمال النقل من المنشأة لمنشأة أخرى.
عادة ما يتم رفع ملف حماية الاجور في بداية كل شهر، أو وفق الجدول المحدد من وزارة الموارد البشرية.
بالطبع، يمكنك ذلك في حالة وجود أخطاء في الملف يتم تعديله ومن ثم رفعه بعد تصحيح البيانات.
يعتبر ذلك مخالفة، ولابد من تبرير الفرق أو الإسراع بتصحيح البيانات لتجنب أي عقوبات.
November 25, 2024
- بواسطة سلطان القحطانى
